GEBRUIKSREGLEMENT ZAAL EN FOYER

I. Algemene bepalingen

Art.1. Dit reglement regelt de gebruiksmodaliteiten voor het gebruik van de zaal en de foyer van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater, gelegen Materplein 1a te 9700 Oudenaarde-Mater.

Dit reglement maakt integraal deel uit van de tussen partijen gesloten huur- en gebruiksovereenkomst.

II. Beschrijving van de infrastructuur

Art.2. De infrastructuur van het gemeenschapscentrum het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater bestaat uit volgende onderdelen:

Inkomhal – Zaal – Balkon – Podium - Foyer artiesten - Foyer publiek – Regiekamer - Keuken – Bierberging - Gang toiletten - Toiletten

Art.3. De zaal en de foyer zijn voorzien van verwarming, verlichting en basistechnieken voor licht en geluid. Deze basistechnieken bestaan uit :

- voor foyer :

- voor zaal :

III. Aard van de activiteiten

Art.4. De zaal Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater wordt ter beschikking gesteld voor de organisatie van diverse socioculturele activiteiten, zoals voordrachten, studiedagen, quizzen, alle vormen van podiumkunsten, .. alsmede seminaries, bedrijfsvoorstellingen

De foyer wordt ter beschikking gesteld als drankgelegenheid/ontmoetingsruimte, enkel te gebruiken tijdens de activiteit zoals vermeld in de huur-/gebruiksovereenkomst.

Art.5. Volgende activiteiten zijn niet toegelaten : (niet limitatief)

- fuiven

- overnachtingen

- activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of de goede zeden

Art.6. De verhuurder heeft het recht een bepaalde activiteit te weigeren, zonder zijn keuze te moeten verantwoorden.

IV. Onkosten en facturatie

Art.7. De onkosten voor verbruik van verlichting, verwarming en billijke vergoeding (excl. tarief ‘dans’) zijn inbegrepen in het gebruikstarief. De kosten en de aangifte voor Sabam in verband met muziekrechten zijn ten laste van de gebruiker.

Art.8. De gebruiksvergoeding en eventuele andere kosten of vergoedingen worden betaald aan de hand van een factuur. Beschadigde materialen, ontbrekende zaken of onvoldoende opkuis worden eveneens gefactureerd aan de gebruiker waarbij het bedrag van de gestorte waarborg mag worden ingehouden en het eventuele surplus per kerende door de gebruiker dient te worden betaald.

Art.9. Bij het niet tijdig inleveren van de toegangsbadge(n) zal per bijkomende dag de gebruiksvergoeding repetities verschuldigd zijn.

Verlies van een toegangsbadge dient te worden vergoed ad 150,00 euro per badge.

Ook hiertoe mag de waarborg worden aangewend.

V. Aanvraagprocedure

Art.10. De aanvrager moet de aanvraag doen in de hoedanigheid van of als vertegenwoordiger van de organiserende gebruiker.

Zo een vereniging of rechtspersoon de aanvraag doet, vermeldt de aanvraag tevens de verantwoordelijke persoon welke zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de goede uitvoering der huur-/gebruiksovereenkomst.

De zaal, de foyer en de accommodatie mag enkel gebruikt worden door de aanvrager.

Art.11. De aanvrager moet meerderjarig zijn.

Art.12. De aanvrager krijgt een huur-/gebruikersovereenkomst ter akkoord en ondertekening. Na ont-vangst van een ondertekend exemplaar van de huur-/gebruikersovereenkomst wordt de overeenkomst als definitief beschouwd. VI. Wijzigingen en annulaties

Art.13. Annulatie van een goedgekeurde aanvraag, wordt zo snel mogelijk schriftelijk medegedeeld.

Art.14. Er wordt een annulatievergoeding aangerekend. Deze bedraagt :

- 60 % van de huurprijs als de annulatie minder dan zeven dagen voor de eerst geplande activi-teit gebeurt.

- 40 % van de huurprijs als de annulatie tussen zes weken en zeven dagen voor de eerst geplan-de activiteit gebeurt.

- 20 % van de huurprijs als de annulatie meer dan zes weken voor de eerst geplande activiteit gebeurt.

Wanneer overmacht kan aangetoond worden, vervalt de annulatievergoeding. 

Art.15. Een gebruiker die een activiteit annuleert, zonder de verhuurder op de hoogte te brengen, moet de volledige gebruiksvergoeding zoals bepaald in de huur-/gebruiksovereenkomst betalen.

Art.16. Indien de verhuurder door overmacht de gereserveerde zaal en/of de foyer geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kan stellen, is hij geen schadevergoeding verschuldigd.

VII. Gebruik van de infrastructuur

Art.17. Het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater wordt slechts ter beschikking gesteld overeenkomstig het gebruik waartoe het is bestemd, zoals bepaald in de huur-/gebruiksovereenkomst.

Art.18. Het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater kan enkel door de aanvrager gebruikt worden, zulks louter voor de activiteiten en tijdens de duur zoals vermeld op de huur-/gebruiksovereenkomst en waarvoor goedkeuring werd verleend.

Art.19. Bij de ingebruikname van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater zal de verhuurder ter plaatse afspreken met de gebruiker om de checklist te overlopen. Na het ondertekenen en ontvangen van de checklist, zal de gebruiker de nodige badge(n) ontvangen.

De toegang tot het pand is enkel toegestaan met het oog op de voorbereiding, uitvoering en opkuis van de voorziene activiteit.

Na de verhuur zal er steeds een nazichtbezoek plaatsvinden met de verhuurder om de checklist te overlopen en de badge terug te overhandigen.

Het overlopen van de checklist en het nazichtbezoek gebeuren na afspraak, doch uiterlijk binnen 24h na het einde der activiteit.

Art.20. De gebruiker dient bij de ondertekening der huur-/gebruiksovereenkomst duidelijk aan te geven of hij al dan niet gebruik zal maken van de aanwezige licht- en/of geluidstechnieken en de rookmachine. Hij krijgt overeenkomstig de afspraken in de huur-/gebruiksovereenkomst al dan niet toegang tot deze technieken.

Art.21. De gebruiker dient voorafgaand toestemming te vragen voor het gebruiken van eigen bijkomend (technisch) materiaal.

Art.22. Het gebruik van de aanwezige licht- en/of geluidstechnieken en de rookmachine vereist de nodige kennis. Bij gebruik van de aanwezige licht- en/of geluidstechnieken en/of de rookmachine zal de gebruiker hiervoor één verantwoordelijke met de nodige kennis ter zake aanduiden. De naam en contactgegevens van deze verantwoordelijke worden medegedeeld bij het overlopen van de checklist en hierop vermeld.

Art.23. De gebruiker dient ervoor te zorgen dat de beschikbare ruimten met bijhorend meubilair en technische installaties gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming.

De vergruizelaar in de doucheruimte van de artiesten mag nimmer worden afgelegd.

Zo enkel de foyer werd gehuurd is de toegang tot de andere infrastructuur verboden, met uitzondering van de gang, de toiletten, de bierberging en de keuken.

Art.24. Na ieder gebruik zorgt de gebruiker ervoor dat voorzieningen als verlichting en technieken uitgeschakeld zijn en dat de verschillende ruimten slotvast achtergelaten worden.

Art.25. De gebruiker zorgt ervoor dat de zaal en de foyer, het meubilair en de technieken na gebruik en binnen de in de gebruiksovereenkomst vermelde tijdstippen in de oorspronkelijke staat en opgekuist teruggebracht worden.

Art.26. De zaal en de foyer worden in nette staat en opgekuiste toestand achtergelaten. De zaal en de foyer dienen na gebruik uitgeveegd en gedweild te worden. Ook de onmiddellijke omgeving van het pand dient te worden opgeruimd. Rommel en afval, papier en karton moeten door de gebruiker opgeruimd en meegenomen worden. Indien door de gebruiker toch afval achtergelaten wordt, zal dit op zijn kosten weggehaald worden.

Indien de toestand waarin de zaal, de foyer en/of de omgeving door de gebruiker wordt achtergelaten een extra poetsbeurt vereist, is een forfaitaire vergoeding ad 100,00 euro verschuldigd.

VIII. DRANK

Art.27. Alle dranken welke tijdens de voorbereiding/activiteit/opkuis worden aangeboden, dienen verplicht afgenomen te worden van Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater. De lijst der dranken en hun aankoopprijzen is de volgende : zie drankenlijst.

Art.28. Wanneer andere dranken worden geserveerd, zonder medeweten van de verhuur-der, is een bijkomende forfaitaire vergoeding ad 250,00 euro verschuldigd.

Art.29. De verkoopprijs van de dranken is vrij te bepalen door de gebruiker

Art.30. Voorafgaand aan het in gebruik nemen van de foyer wordt de voorraad drank ge-noteerd. De gegevens worden aan de gebruiker overhandigd; Deze laatste tekent voor ontvangst.

Art.31. De frigo's worden pas gevuld nadat de opname van de voorraad is gebeurd.

Art.32. Na het gebruik van de foyer worden de frigo's leeg gemaakt door de gebruiker en de dranken gesorteerd per soort in de overeenstemmende bakken. Bij inbreuk op deze bepaling is een bijkomende vergoeding ad 100,00 euro verschuldigd.

Art.33. Na het beëindigen van de activiteit wordt de resterende voorraad opnieuw geno-teerd en wordt het verbruik vastgesteld en het verschuldigde bedrag berekend. De organisator ondertekent de rekening voor akkoord.

Art.34. Het is verboden dranken mee te nemen naar de zaal, de technische- en regieruim-te.

IX. Toezicht

Art.35. De eigenaars van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater mogen de aan de gebruiker ter beschikking gestelde infrastructuur te allen tijde en zonder voorafgaande verwittiging betreden.

X. Schade en aansprakelijkheid

Art.36. Bij aanvang van de ingebruikname van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand van de zaal en foyer, en indien van toepassing de technieken. Door aanvaarding van de toegangsbadge stemt de gebruiker er uitdrukkelijk met in, dat de infrastructuur voldoet aan zijn noden.

Art.37. Bij overhandiging van de toegangsbadge zal een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden opgemaakt Indien op dat ogenblik een beschadiging wordt vastgesteld, zal de gebruiker dit onmiddellijk melden.

Bij teruggave van de toegangsbadge zal de plaatsbeschrijving door beide partijen samen over-lopen worden en gebeurlijke beschadigingen genoteerd.

Art.38. De gebruiker moet alle beschadigingen die tijdens het gebruik ontstaan zijn door toedoen van hemzelf of derden tijdens de activiteit, onmiddellijk melden. Herstellingen gebeuren enkel in opdracht van de verhuurder. De gebruiker zal de kosten hiervan vergoeden.

Art.39. Het is verboden meubilair, ramen, muren, panelen, vloeren, … te benagelen, te beplakken en/of te schilderen.

Art.40. Het gebruiken van bijkomend technisch materiaal, niet behorend tot de aanwezige technische uitrusting, gebeurt op eigen initiatief en eigen verantwoordelijkheid van de gebruiker. Indien door het aansluiten van bijkomend technisch materiaal schade wordt aangebracht aan de aanwezige technische uitrusting draagt de gebruiker hiervoor de volle verantwoordelijkheid en zal de gebruiker de kosten voor de beschadiging vergoeden.

XI. Niet naleving van het reglement en de gebruiksovereenkomst

Art.41. Bij gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan deze waarvoor deze werd ver-huurd (qua aard, inhoud en/of duur van de activiteit en/of qua hoedanigheid van de gebruiker) kan de verhuurder beslissen om de toegang tot de infrastructuur per kerende te ontzeggen, de overeenkomst per kerende te verbreken of de huurprijs aan te passen.

Zulks met behoud van de reeds ontvangen voorschotten/huurgelden en onder voorbehoud van het invorderen der reëel geleden schade uit hoofde van de wanprestatie der gebruiker.

Art.42. Niet-naleving van het reglement, herhaaldelijke tekortkomingen of beschadigingen, het niet-betalen van de factuur, … kunnen aanleiding geven tot stopzetting van de overeenkomst en uit-sluiting van het gebruik van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater.

Zulks met behoud van de reeds ontvangen voorschotten/huurgelden en onder voorbehoud van het invorderen der reëel geleden schade uit hoofde van de wanprestatie der gebruiker.

 

XII. Veiligheid

Art.43. De gebruiker dient er op toe te zien dat de maximumcapaciteit van personen die gelijktijdig in het gebouw aanwezig zijn, niet overschreden wordt. Medewerkers en artiesten zijn hierbij inbegrepen.

- maximum capaciteit zaal en foyer : ... personen zittend of 310 personen staand

- maximum capaciteit foyer : .. personen

Art.44. Het gebruik van producten en toestellen die ontvlambaar zijn of die de veiligheid in gevaar brengen, is verboden.

Art.45. De gebruiker dient er op te letten dat alle (nood)uitgangen vrijgehouden worden en dat de voorzieningen i.v.m. brandveiligheid gemakkelijk bereikbaar zijn. De hulpdiensten moeten alle ingangen ten allen tijde kunnen bereiken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.

Art.46. Bij het verlaten van de zaal en de foyer moeten alle elektrische apparaten afstaan en de kaarsen verwijderd worden.

Art.47. In de zaal en de foyer zijn brand- en rookdetectors geïnstalleerd. Roken binnen de infrastructuur is verboden.

Art.48. De gebruiker is ervan op de hoogte dat in de lokalen camerabewaking aanwezig is en verklaart zich hiermede akkoord.

XIII. Verzekeringen, wettelijke bepalingen en vrijwaring

Art.49. De gebruiker is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal en materieel. Hij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal t.o.v. de eigenaars/verhuurder van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater, uit hoofde van beschadiging, vernieling, verlies of diefstal van zijn materiaal, wat ook de oorzaak ervan is.

Art.50. De gebruiker dient over de vereiste verzekeringen te beschikken die zijn aansprakelijkheid dekken naar aanleiding van een activiteit in het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater.

Art.51. De gebruiker dient erop toe te zien, dat hij alle mogelijke vergunningen voor de activiteit heeft bekomen en verbindt er zich toe alle wettelijke en decretale normen van toepassing op de activiteit, onder meer inzake geluidsoverlast, fiscaliteit en veiligheid, na te leven. De gebruiker is er toe gehouden zich te voegen naar de voorschriften inzake auteursrechten (o.a. sabam) en alle mogelijke reglementeringen.

Hij zal erop toezien, dat geen overlast door de activiteit wordt veroorzaakt.

Hij zal de eigenaar zowel als de verhuurder vrijwaren voor alle mogelijke schade en/of boetes welke welkdanige inbreuk ook kan teweeg brengen.

Art.52. De gebruiker zal zowel de eigenaar van de infrastructuur als de verhuurder vrijwaren voor elke mogelijke aanspraak van derden uit hoofde van persoonlijke en/of materiële schade opgelopen tijdens de huur. XIV. Vermelding en logogebruik

Art.53. De gebruiker vermeldt in aankondigingen, affiches, folders, programmaboekjes, enz. als zaal waar de activiteit plaats vindt “Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater”. Het correcte adres is Materplein 1a, 9700 Oudenaarde (Mater). 

Art.54. Indien de gebruiker het logo van het Cultuurcentrum Maskerade-Kantschool Mater wenst te gebruiken, wordt dit correct gebruikt en zoals de verhuurder het ter beschikking stelt.

XV. Betwistingen

Art.55. De gebruiker verklaart volledig kennis te hebben genomen van huidig reglement en bevestigt, dat dit integraal deel uitmaakt van de tussen partijen tot stand gekomen overeenkomst.

Art.56. Bij geschil zijn enkel de Rechtbanken te Oudenaarde bevoegd en desgevallend het Hof van Beroep te Gent.

Datum + plaats :

Opgemaakt in zoveel exemplaren als er partijen zijn (met inbegrip van de hoofdelijk aansprakelijke par-tij) en waarbij elke partij verklaart een exemplaar van huidig reglement en de huur-/gebruiksovereenkomst te hebben ontvangen.

De verhuurder                                 De huurder                    De hoofdelijk aansprakelijke partij

Voor NV ’t Hof

Haar zaakvoerder